Thomas
L’un des principaux avantages de l’utilisation de Google Docs comme plateforme pour créer des documents, des feuilles de calcul et des présentations est la facilité de les partager avec d’autres personnes, sans avoir à payer d’abonnement comme c’est le cas avec Microsoft 365 puisque, en plus, les documents sont stocké directement dans le cloud de Google, ce qui peut être un problème ou un avantage selon la façon dont on le regarde.
Si vous travaillez régulièrement avec des documents partagés, notamment avec des feuilles de calcul, Google a introduit une nouvelle fonction qui se charge d’envoyer un email aux propriétaires du document lorsque certaines conditions sont remplies, comme l’ajout ou la suppression d’une ligne ou d’une colonne, la modification des données dans une cellule, changer le format entre autres.
Cette fonction est particulièrement utile dans les feuilles de calcul où sont établies des valeurs minimales qui ne doivent pas descendre en dessous d’un minimum, comme les inventaires, les analyses prévisionnelles, les projections de croissance, les jours restants pour terminer un projet, pour ne citer que quelques exemples.
En configurant cette fonctionnalité, le propriétaire et toutes les autres personnes ayant accès à la feuille de calcul partagée peuvent configurer des notifications pour les joindre ainsi que toute autre personne impliquée dans le projet qui a besoin de connaître immédiatement ces informations.
De cette façon, il ne sera pas nécessaire d’enquêter sur l’historique des modifications de la feuille partagée, qui y a apporté des modifications, puisque nous le saurons instantanément. S’il est vrai que Google Docs permet de protéger les documents partagés afin que personne d’autre que le propriétaire ne puisse les modifier, très peu de gens le font.
Notifier les modifications apportées à une feuille de calcul par e-mail
Cette nouvelle fonction sera disponible via la section Outils, où nous pourrons également configurer d’autres types de notifications, à partir de l’option Notifications conditionnelles > Ajouter une règle.
Ensuite, un nouveau panneau s’ouvrira à droite de la feuille de calcul où, tout d’abord, il faudra lui donner un nom pour pouvoir l’identifier s’il faut le supprimer ou le modifier, choisir le type de changement (changer la valeur ; ajouter ou supprimer des valeurs, des cellules ou des colonnes entre autres) et sélectionner dans quelle plage de cellules appliquer la règle.
Enfin, nous devons sélectionner à qui nous voulons envoyer la notification. Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, nous pouvons envoyer la notification au propriétaire de la feuille et/ou aux utilisateurs qui y ont accès. Les notifications ne peuvent pas être envoyées aux utilisateurs qui n’ont pas d’accès direct au document, surtout parce que cela n’a aucun sens, puisque, ne pouvant y accéder, ils ne se soucient pas des changements qui s’y produisent.
Disponibilité
Cette fonction s’ajoute à ce que proposait déjà Google Docs et qui permet d’envoyer un email au propriétaire et aux personnes ayant accès à un document lorsqu’un commentaire est ajouté ou modifié dans la feuille de calcul.
Google vient d’introduire cette nouvelle fonctionnalité elle n’est donc pas encore disponible dans tous les pays. Dans un premier temps, il atteindra les utilisateurs payants de Google Workspace, puis tous les utilisateurs disposant de comptes Google personnels, donc si en tant qu’utilisateur privé vous souhaitez utiliser cette nouvelle fonction, vous devrez attendre quelques semaines.
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