Thomas
J’ai arrêté d’utiliser l’une des applications Microsoft Office les plus populaires il y a longtemps, après avoir trouvé une alternative tout aussi puissante. Je fais référence à Google Sheets, une application cloud qui permet de faire la même chose qu’Excel, mais sans rien installer. Je vais expliquer trois des fonctions et fonctionnalités que j’aime le plus dans Google Sheets.
Excel est l’application par excellence pour les formules mathématiques et la représentation graphique, entre autres fonctions. En alternative, Google a intégré l’outil Sheets dans Drive, qui n’a rien à envier à celui de Microsoft.
L’avantage de l’outil Google est que nous n’avons rien à installer du tout. Tous les fichiers sont stockés dans le cloud et sont accessibles de n’importe où, avec simplement un appareil et une connexion Internet. De plus, nous pouvons télécharger le fichier dans plusieurs formats. Mais, dans ce cas, je vais expliquer trois fonctions peu connues de cet outil.
Effectuer des calculs sans formules
Les versions Microsoft et Google sont largement utilisées pour effectuer différents types de calculs. Quelque chose de très intéressant dans Sheets est de pouvoir voir une somme rapide, la moyenne, le minimum ou le maximum d’un groupe de cellules. Ceci sans avoir besoin d’écrire aucune des formules pour obtenir ces informations.
Pour utiliser cette fonction, il suffit de sélectionner un ensemble de cellules contenant des valeurs. Cela fonctionne avec des colonnes ou des lignes entières, mais également en sélectionnant au hasard des cellules dans la combinaison souhaitée.
Une fois que nous avons les cellules avec les valeurs, une série d’informations apparaîtra dans le coin inférieur droit. Ici, nous pouvons voir la somme, la moyenne, les valeurs minimales et maximales de la sélection, le nombre de cellules choisies et combien d’entre elles contiennent des nombres.
Validation des données
Si nous traitons beaucoup de données dans une fiche technique, il est assez facile de commettre un certain type d’erreur. L’examen du tableau est lent, fastidieux ou peu pratique. Ce que nous pouvons faire, c’est vérifier les données grâce à la fonction « Validation des données ». Ce qu’il fait, c’est vérifier les entrées avec des règles pour le texte, les dates, les chiffres et même les adresses e-mail.
L’utilisation de cette fonction est très simple, il vous suffit de suivre ces étapes :
- Sélectionnez la colonne, la ligne ou tous les éléments d’un tableau.
- Parmi les options supérieures, il faut cliquer sur « Données ».
- Dans le menu déroulant, nous descendons jusqu’à ce que nous trouvions « Validation des données » et cliquons.
- Une fenêtre contextuelle apparaît pour nous permettre de confirmer les cellules ou leur plage.
- Il faut ajouter les critères que l’on veut.
- Nous cliquons sur « Enregistrer ».
- Nous le laissons vérifier les informations figurant sur la fiche.
S’il y a une incohérence, il nous en informera et nous pourrons la corriger rapidement et facilement. Cette fonction est géniale, car on évite de devoir parcourir les données une par une.
Liste déroulante
C’est l’une des meilleures fonctions si nous disposons d’un ensemble d’éléments qui vont être répétés. Par exemple, si nous voulons dresser une liste de tâches et déterminer qui en sera responsable. Grâce à ce mécanisme, nous n’avons pas besoin d’écrire le nom à chaque fois, nous créons la liste et la copions. Ensuite, il suffit d’ouvrir le menu et de sélectionner ce que nous voulons.
Pour créer une liste déroulante, nous devons suivre ces étapes :
- Nous sélectionnons une cellule, n’importe laquelle.
- Passons à l’option « Insérer ».
- Dans le menu déroulant, nous sélectionnons l’option « Menu déroulant ».
- Nous établissons le type de critères, puis les critères.
Une fois que nous l’avons, nous pouvons faire glisser et copier la cellule avec cette liste autant de fois que nous le souhaitons. Ensuite, il vous suffit de cliquer sur chacun d’eux et de choisir le nom, la valeur ou le paramètre que nous avons saisi.
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